Trivselspolitik

1. Trivselspolitikkens formål

Formålet med at udarbejde en trivselspolitik for Justitsministeriets departement er at styrke medarbejdernes trivsel på arbejdspladsen. Manglende trivsel indvirker negativt på den enkelte, dennes arbejdsindsats og arbejdsmiljøet.

Trivsel er et fælles ansvar, som både Justitsministeriet og den enkelte medarbejder skal være med til at løfte. Justitsministeriet skal skabe rammerne for god trivsel, men den enkelte har i høj grad også selv – bl.a. gennem dialog med nærmeste chef – et medansvar for egen trivsel og arbejdsglæde.

Trivselspolitikken skal sikre, at Justitsministeriet forholder sig aktivt til trivsel, og medvirke til at udbrede kendskabet til de handlemuligheder, som medarbejdere, chefer og kolleger har i konkrete tilfælde af manglende trivsel.

Mange forhold i livet og i arbejdsdagen indvirker på den enkeltes trivsel. Denne trivselspolitik omhandler fire hovedområder: Social og fysisk trivsel, Arbejdsmæssig trivsel, Personlig trivsel og Fokus på trivsel.

 

2. Social og fysisk trivsel

2.1. Socialt og rummeligt arbejdsmiljø

En positiv stemning og en venlig og afslappet omgangsform på arbejdspladsen betyder glade medarbejdere og en attraktiv arbejdsplads.

Justitsministeriet tilstræber at være en rummelig arbejdsplads, hvor der er plads til forskelligheder. Medarbejderne skal udvise åbenhed, respekt og tolerance over for hinanden og den enkeltes individuelle særkender. Det er meget væsentligt for det sociale miljø på arbejdspladsen, at man som kolleger værner om hinandens trivsel.

Med henblik på at styrke det sociale miljø på arbejdspladsen understøtter Justitsministeriet gerne et bredt udbud af sociale og faglige aktiviteter såvel på som uden for arbejdspladsen. Henvendelser herom kan ske til Personalekontoret.

Medarbejderne opfordres derfor også til at deltage i de sociale fællesarrangementer, der afholdes: temadag, julefrokost, sommerfest, mv., og til at bruge kantinen som socialt samlingspunkt.

Justitsministeriet lægger vægt på, at der hersker et miljø på arbejdspladsen, hvor problemer kan drøftes frit og løses, inden de udvikler sig på en måde, der indvirker negativt på trivsel i det enkelte kontor. Eventuelle konflikter skal løses hurtigt og effektivt.

Chefer og medarbejdere har et fælles ansvar for at sikre gensidig lydhørhed og en åben dialog i kontorerne. Personalekontoret står altid til rådighed for såvel medarbejdere som chefer, der ønsker bistand til at håndtere konflikter eller samarbejdsproblemer mv.

 

2.2. Fysisk sundhed

Justitsministeriet ønsker at bidrage til medarbejdernes fysiske sundhed, herunder ved støtte til medarbejdernes deltagelse i forskellige sports- og motionsarrangementer. Spørgsmål om eventuel økonomisk støtte og/eller brug af faciliteter mv. kan rettes til Personalekontoret.

Herudover har Justitsministeriet etableret en ordning, hvor medarbejderne mod en mindre egenbetaling kan modtage behandlinger af enten fysiurgisk massage eller zoneterapi. Retningslinier om brug af fysioterapiordningen, herunder bestilling af tid mv., kan findes på Justitsministeriets Intranet.

Justitsministeriet yder endvidere økonomisk tilskud til driften af Ministeriernes Marketenderi og lægger i forbindelse med driften af kantinen vægt på, at medarbejderne tilbydes sund og varieret kost til en rimelig pris.

 

2.3. Møbler, udstyr og tekniske hjælpemidler

Justitsministeriet skal sikre, at medarbejderne har de fysiske rammer, der gør det muligt at udføre arbejdet så hensigtsmæssigt som muligt. De bygningsmæssige rammer skal være i orden, og alle medarbejdere skal derfor have stillet velfungerende og tidssvarende møbler, IT-udstyr og andre tekniske hjælpemidler til rådighed.

Medarbejderne har mulighed for at få besøg af en ergoterapeut, som kan give professionel rådgivning om hensigtsmæssige og sunde arbejdsstillinger samt om indstilling af møbler og hjælpemidler mv.

Henvendelser om problemer med eller ønsker vedrørende møbler, IT-udstyr, tekniske hjælpemidler, skærmbriller mv. samt besøg af ergoterapeut kan rettes til IT- og Serviceenheden.

 

2.4. Røgfrit miljø

Justitsministeriet ønsker at forebygge sundhedsskadelige effekter af rygning, herunder at forhindre, at medarbejdere udsættes for passiv rygning.

Justitsministeriets rygepolitik skal endvidere sikre, at Justitsministeriets departement lever op til de krav, der i medfør af lov nr. 512 af 6. juni 2007 om røgfri miljøer stilles til arbejdspladser.

Departementet er et røgfrit miljø, hvor det ikke er tilladt at ryge indendørs. Det er således ikke tilladt at ryge i ministeriets bygninger, herunder på gange, trapper, toiletter og i mødelokaler. Det er heller ikke tilladt at ryge til møder eller faglige arrangementer i departementet.

Det er dog indtil videre tilladt at ryge indendørs i kontorlokaler, der alene tjener som arbejdsplads for én person ad gangen (enkeltmandskontorer), og hvor ingen andre har nødvendigt ærinde uden effektiv forudgående udluftning. Det er en betingelse, at arbejdslokalet har gode udluftningsmuligheder, at døre til lokalet altid holdes lukket, og at ingen medarbejdere i omkringliggende lokaler og gangarealer mv. oplever gener som følge af rygningen.

Overtrædelse af rygepolitikken kan medføre advarsel og i gentagelsestilfælde tillige andre ansættelsesretlige sanktioner.

Justitsministeriets departement ønsker at støtte de medarbejdere, der gerne vil holde op med at ryge. Medarbejdere, der ønsker professionel bistand til rygestop, kan rette henvendelse herom til Personalekontoret.

 

3. Arbejdsmæssig trivsel

3.1. Arbejdsopgaver og fagligt miljø

Justitsministeriet lægger stor vægt på, at medarbejderne er glade for og optagede af deres arbejde, og at Justitsministeriets departement er en velrenommeret og respekteret arbejdsplads, man som medarbejder kan være stolt af.

Justitsministeriet tilstræber at give medarbejderne mulighed for udvikling af faglige og personlige kompetencer, bl.a. ved at give den enkelte medarbejder mulighed for at prøve kræfter med stadigt mere udfordrende opgaver. Det er i den forbindelse centralt for den enkeltes udvikling og arbejdsglæde, at medarbejderen fra chefen eller kolleger har mulighed for at få den nødvendige hjælp, støtte og viden. Den enkelte medarbejder har også selv et ansvar for at søge vejledning efter behov.

Justitsministeriet lægger vægt på, at medarbejderne lægger faglig stolthed og ærekærhed i opgaveløsningen. Såvel chefen som medarbejderen bør imidlertid være opmærksomme på, at de krav, som den enkelte stiller til egen præstation, ikke er urealistisk høje. Det er i den forbindelse også væsentligt, at chefen er opmærksom på at give udtryk for anerkendelse og påskønnelse af godt arbejde og af en god arbejdsindsats.

Det er chefens og medarbejdernes fælles ansvar at medvirke til at skabe et miljø med gensidig vejledning, sparring og vidensdeling.

 

3.2. Udviklings- og karrieremuligheder

Det er væsentligt for trivslen på arbejdspladsen, at medarbejderne oplever, at de løbende udvikler sig og opnår nye faglige og personlige kompetencer, som er nyttige på Justitsministeriets område såvel som andre steder.

Den enkelte medarbejder har selv et ansvar for at fremkomme med ønsker om kompetenceudvikling og karriereretning. Sådanne spørgsmål tages op under de årlige medarbejderudviklingssamtaler og lederudviklingssamtaler og indgår dermed i den individuelle udviklingsplan for den enkelte medarbejder.

De årlige udviklingssamtaler indebærer såvel en vurdering af den pågældendes hidtidige arbejde som en dialog om fremtidige udviklingspotentialer og karriereønsker. Det tilstræbes, at udviklingssamtalerne foregår i en åben og ærlig atmosfære, så det står klart for den enkelte medarbejder, både hvordan den pågældendes arbejde vurderes, og hvilke karrieremuligheder ledelsen ser for den pågældende.

Justitsministeriets ledelse tilstræber ligeledes at udvise åbenhed og gennemsigtighed vedrørende personalemæssige beslutninger i organisationen.

 

3.3. Arbejdspres

Ansættelse i Justitsministeriets departement indebærer en hverdag, hvor tempoet er højt, og hvor der stilles høje krav til den enkelte.

Kontorchefen skal så vidt muligt sikre, at arbejdspresset fordeles jævnt i kontoret, og at den enkelte medarbejder ikke pålægges flere arbejdsopgaver, end vedkommende har mulighed for at løse. Medarbejderen har dog også selv et ansvar for at gøre opmærksom på en sådan situation.

Det tilstræbes generelt, at de enkelte kontorers ressourcer løbende tilpasses arbejdsopgaverne. I det omfang større opgaver og arbejdsbelastninger kan forudses, bør der foretages en forudgående realistisk planlægning og
vurdering af ressourcebehovet.

 

4. Personlig trivsel

4.1. Arbejdstid og fritid

For at fremme mulighederne for at kombinere job- og karriereforløb med et familie- og fritidsliv lægger Justitsministeriet vægt på, at arbejdsopgaverne som udgangspunkt søges løst inden for normal arbejdstid, og at der udvises fleksibilitet ved tilrettelæggelsen af arbejdet i de enkelte kontorer.

Departementets opgavevaretagelse indebærer dog, at det i perioder kan være nødvendigt, at medarbejderne påtager sig over- og merarbejde i forbindelse med presserende eller ressourcekrævende opgaver. Over- og merarbejde honoreres – ved frihed eller betaling – efter de retningslinier, der gælder for de respektive medarbejdergrupper.

Medarbejderne kan efter konkret aftale med nærmeste chef udføre arbejdsopgaver hjemme. Der er mulighed for hjemlån af bærbare pc’ere i forbindelse hermed.

 

4.2. Krævende livsfaser

Fleksibilitet indebærer også, at Justitsministeriet er indstillet på at tage hensyn til individuelle behov, der udspringer af livsfaser og livsbetingelser.

Afholdelse af barsels- og forældreorlov – for såvel kvinder som mænd – begrænser således ikke medarbejdernes udviklingsmuligheder, ligesom Justitsministeriet er indstillet på at imødekomme ønsker om at arbejde på nedsat tid i en periode.Justitsministeriet vil ligeledes, når det i den konkrete situation er foreneligt med en god og effektiv opgavevaretagelse, være imødekommende over for ønsker om seniorordninger i overensstemmelse med centrale aftaler på området.

I situationer, hvor det er nødvendigt, at en medarbejder passer alvorligt syge børn eller andre nærtstående, kan den pågældende have ret til tjenestefrihed. Justitsministeriet er herudover indstillet på at udvise betydelig fleksibilitet i forhold til tjenestefrihed, fravær og placering af arbejdstid.

 

4.3. Alkohol og andre rusmidler

Justitsministeriet forventer, at medarbejderne omgås alkohol forsvarligt, og uden at det har indflydelse på hverken arbejdspræstation eller kollegiale forhold. Ingen medarbejder må selvsagt være påvirket på arbejdet.

Omgang med alkohol eller andre rusmidler på en måde, der kan betegnes som en tjenesteforseelse, kan medføre ansættelsesretlige sanktioner.

Justitsministeriet ønsker at støtte medarbejdere, der søger hjælp og behandling på grund af misbrug af alkohol eller andre rusmidler. Det vil ikke få negative konsekvenser for den pågældende at søge hjælp, ligesom henvendelser herom behandles fortroligt.

En medarbejder, der har et misbrug af alkohol eller andre rusmidler, kan tilbydes at blive fritaget for tjeneste med løn med henblik på at følge en behandling. Udgifterne til behandling vil efter forudgående aftale med Personalekontoret kunne afholdes af ministeriet.

Efter endt behandling vil medarbejderen, i det omfang dette er muligt, blive tilbudt at vende tilbage til samme arbejdsfunktion som tidligere.

 

4.4. Negativ stress

Stress kan indvirke negativt på den enkelte, dennes arbejdsindsats og arbejdsmiljøet og bør derfor forebygges, identificeres og om nødvendigt behandles.

Stress kan skyldes en række faktorer med relation til arbejdspladsen eller medarbejdernes private forhold.

Viden om stress, herunder reaktions- og handlemønstre, er en grundlæggende forudsætning for at kunne identificere og håndtere stress hos sig selv og andre samt for at kunne modvirke, at begyndende stress udvikler sig i negativ retning. Justitsministeriet sætter derfor løbende fokus på stress, bl.a. ved at behandle emnet på ledelseskonferencer, personaleseminarer o.l. Justitsministeriets Intranet indeholder herudover et særligt punkt, der samler viden og videregiver nyttige links mv. vedrørende stress.

Spørgsmålet om arbejdsrelateret stress er et obligatorisk emne i forbindelse med afholdelse af de årlige udviklingssamtaler. Justitsministeriet anser det dog samtidig for væsentligt, at chefer og medarbejdere herudover løbende er opmærksomme på forhold, der kan medvirke til stress, og reagerer herpå.

Medarbejdere, der oplever arbejdsrelateret negativ stress, som medfører længerevarende ubehag og truer med at føre til sygdom, skal have professionel bistand. Medarbejdere bør i sådanne tilfælde kontakte egen læge og Personalekontoret. Personalekontoret vil efter en konkret vurdering kunne hjælpe med at formidle kontakt til en psykolog med henblik på professionel bistand og afholde de dermed forbundne udgifter.

 

5. Fokus på trivsel

5.1. Justitsministeriets ansvar

Justitsministeriet lægger stor vægt på at have en professionel, effektiv og troværdig ledelse, som prioriterer og bidrager til et godt og trivselsfremmende arbejdsmiljø i Justitsministeriet.

Justitsministeriet uddanner og ansætter derfor ledere, der er bevidste om og har kompetencer i forhold til både faglig ledelse og personaleledelse, og som aktivt medvirker til at fremme trivsel blandt medarbejderne.

Justitsministeriet ønsker løbende at forbedre og udvikle ledelsens arbejde med medarbejdertrivsel. Tilbagevendende ledelsesevalueringer og de årlige udviklingssamtaler er vigtige redskaber til at afdække eventuelle
indsatsområder for ledelsens videre arbejde med medarbejdertrivsel.

Justitsministeriet lægger også vægt på, at medarbejderne oplever ledelsen som synlig, og afholder bl.a. med dette formål for øje tre årlige fællesmøder for alle medarbejdere, hvor de øverste chefer informerer om emner af betydning for Justitsministeriets medarbejdere.

Ledelsen tilstræber at udvise åbenhed samt løbende at informere og inddrage medarbejderne i de drøftelser, opgaver og beslutninger, der vedrører Justitsministeriet som arbejdsplads. Samarbejdsudvalget og de ugentlige chefmøder er i den forbindelse vigtige og centrale fora, som skal danne rammerne for den gensidige kommunikation mellem ledelsen og medarbejderne.

Generelle temaer vedrørende ministeriets ledelse drøftes på de årlige ledelseskonferencer.

 

5.2. Nærmeste leders ansvar

Chefen bør løbende være opmærksom på tegn på manglende trivsel hos en medarbejder – herunder sygdom, stress, samarbejdsproblemer, misbrugsproblemer, mobning, chikane eller personlige kriser mv.

De årlige medarbejderudviklingssamtaler indebærer en drøftelse af medarbejderens generelle trivsel, herunder opgaver, arbejdsbelastning og stress, samarbejdsrelationer og udviklingsmuligheder. Det kan være naturligt under samtalen også at komme ind på områder, som har betydning for medarbejderens generelle livssituation, f.eks. fritidsinteresser, familiesituation o.l.

Bliver en chef i forbindelse med en udviklingssamtale eller på anden måde opmærksom på manglende trivsel – af arbejdsrelateret eller anden karakter – hos en medarbejder, skal chefen drøfte problemet med den pågældende med henblik på at tilbyde den nødvendige støtte. Det vil ofte efter aftale med den pågældende være naturligt at inddrage Personalekontoret.

 

5.3. Kollegers ansvar

Den enkeltes trivsel er en forudsætning for et godt arbejdsmiljø, og medarbejderne skal udvise social ansvarlighed over for hinanden.

Medarbejdere, som kender hinanden godt, vil ofte have grundlag for at kunne identificere symptomer på mistrivsel hos hinanden. Kolleger har derfor ligeledes et ansvar for at være opmærksomme på mistrivsel og skal medvirke til at sikre, at der reageres over for dette. En stiltiende accept af en kollegas misbrugsproblemer, stress mv. er udtryk for misforstået loyalitet.

Medarbejdere og kolleger, der oplever eller bliver opmærksomme på manglende trivsel, er i øvrigt altid velkomne til at rette henvendelse til Personalekontoret.

 

5.4. Sygefravær

Ved almindeligt sygefravær skal den enkelte medarbejder hurtigst muligt orientere kontoret, så praktiske problemer i forhold til arbejdet afklares.

Det samlede fravær i departementet registreres og danner grundlag for løbende sygefraværsstatistikker, som skal sikre, at der sker en systematisk opfølgning på forekomster af højt sygefravær.

Generelt højt sygefravær hos enkelte eller grupper af medarbejdere kan have sammenhæng med et fysisk eller psykisk dårligt arbejdsmiljø. Der bør derfor reageres på højt sygefravær.

I tilfælde af en medarbejders længerevarende sygefraværsperiode eller generelt højt sygefravær skal nærmeste chef kontakte medarbejderen for at tilbyde sin støtte, og afklare om sygefraværet skyldes manglende trivsel på arbejdspladsen.

Sygefraværsstatistikkerne kan endvidere afsløre en samlet negativ udvikling i sygefraværet, herunder om visse kontorer eller medarbejdergrupper har højere sygefravær end andre, og statistikkerne giver dermed grundlag for at overveje generelle indsatser i forhold til sygefravær som følge af manglende trivsel.

 

5.5. Arbejdspladsvurderinger

Sikkerhedsudvalget, som planlægger, leder og koordinerer sikkerheds- og sundhedsarbejdet i Justitsministeriet, udarbejder hvert tredje år en arbejdspladsvurdering, som har til formål at afdække, beskrive og vurdere det fysiske og psykiske arbejdsmiljø i Justitsministeriet.

Arbejdspladsvurderingen danner grundlag for Justitsministeriets håndtering af forekommende arbejdsmiljøproblemer og kan endvidere afdække generelle udviklingstendenser med relation til arbejdsmiljøet.

 

5.6. Muligheder for støtte og ekstern bistand

Personalekontoret har en række forskellige muligheder for at yde støtte til medarbejdere, der oplever trivselsproblemer.

Personalekontoret kan bl.a. henvise den pågældende medarbejder til professionel bistand hos en psykolog eller andre vejledere i forbindelse med arbejdsrelateret stress, misbrugsproblemer mv. Personalekontoret vil efter en konkret vurdering og forudgående aftale kunne afholde de hermed forbundne udgifter.

Personalekonteret kan endvidere henvise medarbejdere til professionel bistand med henblik på rygestop.